ARVI – personbedömningsregister för arbetskraftsutbildning

26.6.2018 KEHA/1950/2018

Kombinerad registerbeskrivning och informationshandling, 10 och 24 § i
personuppgiftslagen (523/1999)

1 Registeransvarig

Arbets- och näringsministeriet samt arbets- och näringsbyråerna

Arbets- och näringsministeriet ansvarar för kunddatasystemets allmänna funktion och registerfunktionernas enhetlighet.

Arbets- och näringsbyråerna sköter övriga uppgifter som stadgats för den registeransvariga, bl.a. begäran om insyn i och krav på rättelse av registeruppgifter.

Arbets- och näringsbyråernas post- och e-postadresser

2 Kontaktperson i ärenden som gäller registret

UF-centret, Informations- och kommunikationsenheten
PB 1000, 50501 S:t Michel, e-post: kirjaamo.keha(at)ely-keskus.fi

3 Registrets namn

ARVI – personbedömningsregister för arbetskraftsutbildning

4 Ändamålet med behandlingen av personuppgifter

ARVI-systemet är en databas där producenten av en arbetskraftsutbildning, träning eller annan tjänst som beställts av arbets- och näringsförvaltningen sparar bedömningen av en studerande (kunskapskartläggning, fortsatt plan eller annan bedömning). Elektronisk lagring och överföring för TE-byråns bruk: Bedömningen av den studerande sparas i ARVI-databasen. TEbyråns tjänsteman ser feedbackinformationen i URA-systemet på Kartläggningskortet på personkundens ”Färdigheter”-sida.

5 Registrets datainnehåll

Representanten för organisationen som producerar utbildningen/tjänsten i fråga matar in de studerandespecifika uppgifterna och personbedömningen i datasystemet. Förutom uppgifter om utbildningen läggs även den bedömda personens namn och personbeteckning, namn på bedömaren, datum för bedömningen, datum för lagring av bedömningen samt datum då bedömningen överfördes till TE-byrån till i bedömningen. Bedömningen kopplas sedan till den utbildning under eller efter vilken bedömningen gjorts. Bedömningen får innehålla högst 3000 tecken. Bedömningens innehåll är inte separat reglerat. Det finns även test- och utvecklingsmiljöer med delvis samma datamaterial. Endast några personer, närmast huvudadministratörerna, har tillträde till ARVItestet eller utvecklingsmiljön.

6 Regelmässiga uppgiftskällor

Grunduppgifter rörande utbildningar i ARVI-systemet hämtas ur systemet för deltagarfeedback för arbetskraftsutbildning (OPAL). OPAL-systemet innehåller grunduppgifter om de arbetskraftsutbildningar som utbildningsorganisationerna genomfört och liknande situationer från vilka deltagarfeedback samlas in. Grunduppgifterna är utbildningens/tjänstens namn och nummer, start- och slutdatum samt arrangör av utbildningen/tjänsten.

7 Regelmässigt utlämnande av uppgifter

En personbedömning som upprättats i ARVI syns i TE-byråns URA-system på Kartläggningskortet på personkundens ”Färdigheter”-sida. Informationen visas i TEbyrån under en bestämd tid (2 år) efter att personbedömningen gjordes.

8 Regelmässigt utlämnande av uppgifter och översändande av uppgifter utanför EU
eller EES

Uppgifterna översänds inte.

9 Principer för skyddande av registret

Manuellt material är utskrifter som eventuellt hämtas ur systemet. Utskrifterna arkiveras i ett låst utrymme i utbildningsorganisationen högst under bedömningens
giltighetstid (2 år).

Endast de personer i utbildningsorganisationen som beviljats användarbehörighet (person som matar in bedömningen och utbildningsorganisationens huvudadministratör) har användningsrätt till elektroniska uppgifter. Endast den person som matat in uppgifterna har rätt att se en enskild bedömning. 

TE-byråns och NTM-centralernas tjänstemän som sköter arbetskraftsutbildningsfrågor har tillträde till URA-systemet och kan även se ARVI-feedback. Arbets- och näringsministeriets huvudadministratörer av ARVI-systemet har rätt att använda samtliga uppgifter i ARVI.

Elektronisk ARVI-feedback gäller också i två år, äldre feedback raderas (radering sker en gång i månaden).

10 Granskningsrätt

Enligt 28 § i personuppgiftslagen har den registrerade rätt att granska uppgifter om sig själv. Den registrerade kan framställa en begäran om att få granska sina registeruppgifter genom att lämna in begäran skriftligen till den som sköter registret. Den registeransvariga beslutar om huruvida rätten till insyn verkställs.

11 Rätt att kräva rättelse av uppgifter

Enligt 29 § i personuppgiftslagen har den registrerade rätt att kräva att felaktiga personuppgifter i registret rättas. Att personuppgifterna är korrekta kontrolleras vid behov i befolkningsdatasystemet. Användaren kan begära rättelse av felaktiga personuppgifter hos den myndighet i vars register den felaktiga uppgiften finns.

12 Övriga rättigheter med anknytning till behandling av personuppgifter

Personuppgifter används eller överlåts inte för användning för direktreklam, distansförsäljning eller annan direktmarknadsföring eller för marknads- och opinionsundersökningar eller personmatrikel och släktforskning.

13 Användning av kakor

ARVI använder inga 

14 Offentlighet

ARVI är inte offentlig. Informationen förmedlas enbart från utbildaren till TE-byråns
tjänsteman.